株式会社オフィスリンクスジャパン（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する各種サービス（オフィス関連サービス、問い合わせ対応、契約業務、採用活動その他これらに付随する業務を含みます。）において取得する個人情報を、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令、ガイドライン等に従い、適切に取り扱います。
当社は、以下のとおりプライバシーポリシーを定め、個人情報の保護に努めます。
1. 事業者情報
- 事業者名：株式会社オフィスリンクスジャパン
- 住所：〒101-0044 東京都千代田区鍛冶町1-9-4 丸石ビル3F
- 電話番号：+81 3 6854 7926
- メールアドレス：[email protected]
2. 個人情報の取得および取扱い
当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、偽りその他不正の手段により取得することはありません。当社が取得する個人情報は、取得状況に応じて次のような情報を含みます。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- お問い合わせ内容、商談・契約に関する情報
- 請求・支払・契約管理に必要な情報
- 採用応募に関する情報（履歴書、職務経歴書、面接記録等）
- アクセスログ、Cookie、端末情報、ブラウザ情報等のオンライン上の利用情報
- その他、当社のサービス提供または法令に基づき必要となる情報
当社は、要配慮個人情報を取得する場合、法令に基づく場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ます。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。
- 当社サービスの提供、運営、維持、改善のため
- お問い合わせ、資料請求、見積り依頼等への対応のため
- 契約の締結、履行、請求、支払、与信管理、債権管理のため
- お客様との連絡、アフターサポート、重要なお知らせの通知のため
- サービス品質の向上、新サービスの企画・開発・検証のため
- マーケティング、アンケート、キャンペーン、イベント案内のため
- 採用選考、応募者管理、連絡、入社手続のため
- 法令、ガイドラインまたは行政機関の要請に基づく対応のため
- 不正利用の防止、セキュリティ確保、トラブル対応のため
4. 個人情報の取扱いの法的根拠
当社は、日本法に基づき、次のいずれかに該当する場合に個人情報を取り扱います。
- ご本人の同意がある場合
- 契約の締結または履行のために必要な場合
- 法令上認められる場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 当社の正当な利益のために必要であり、ご本人の権利利益を不当に侵害しない範囲である場合
- 国の機関もしくは地方公共団体等への協力のために必要な場合
なお、個人情報保護法上、利用目的の通知、公表、同意取得その他の手続が必要な場合には、当社はこれを適切に行います。
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
- 個人情報保護法に基づき第三者提供に該当しない委託、事業承継、共同利用の場合
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。その場合、当社は委託先を適切に選定し、秘密保持契約の締結、監督、必要な安全管理措置の実施を行います。
当社が共同利用を行う場合は、法令に従い、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者その他必要事項を別途公表または通知します。
6. 個人情報の外国への移転
当社は、クラウドサービス、メール配信、データ保管、業務委託等に関連して、個人情報を外国にある事業者に取り扱わせ、または保管させる場合があります。この場合、当社は個人情報保護法その他関係法令に従い、移転先国の制度や事業者の安全管理措置等を確認し、必要に応じてご本人の同意を取得するなど、適切な措置を講じます。
外国にある第三者への提供が生じる場合には、法令上必要な情報を提供し、適切な保護措置を確保します。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間を超えて保有しません。保存期間は、情報の種類、利用目的、契約関係の有無、法令上の保存義務等を踏まえて個別に定めます。
- お問い合わせ情報：対応完了後、合理的な期間
- 契約・請求・支払関連情報：法令および会計・税務上必要な期間
- 採用応募情報：選考終了後、必要な期間を経て削除または廃棄
- アクセスログ等：不正防止・障害対応のため必要な期間
保存期間経過後、当社は個人情報を適切な方法により消去または匿名化します。
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法その他の法令に基づき、当社が保有する個人情報について、以下の請求等を行うことができます。
- 利用目的の通知
- 開示
- 内容の訂正、追加または削除
- 利用停止、消去
- 第三者提供の停止
- データポータビリティに関する対応を法令上可能な範囲で求めること
- 個人情報の取扱いに関する異議を述べること
これらの請求を希望される場合は、第12項の窓口までご連絡ください。当社は、本人確認のうえ、法令に従って速やかに対応します。ただし、法令上対応できない場合や、当社の業務遂行に著しい支障を及ぼす場合には、請求に応じられないことがあります。
9. 同意の撤回
ご本人は、同意に基づいて行われる個人情報の取扱いについて、いつでも同意を撤回することができます。ただし、同意の撤回前に適法に行われた取扱いには影響しません。また、同意の撤回により、一部または全部のサービス提供、問い合わせ対応、採用選考等がご利用いただけなくなる場合があります。
同意の撤回をご希望の場合は、第12項の窓口までご連絡ください。
10. 苦情・相談の申立て
当社の個人情報の取扱いに関して苦情、相談、懸念等がある場合は、第12項の窓口までご連絡ください。当社は、誠実かつ迅速に対応します。
また、個人情報保護法に基づく認定個人情報保護団体その他の公的な相談窓口に相談することもできます。
11. 安全管理措置
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。
- 個人情報保護に関する社内規程の整備
- 従業者に対する教育・監督の実施
- アクセス権限の管理、ID・パスワード管理、認証強化
- ネットワーク、端末、サーバー等の技術的安全管理措置
- 書類・媒体の施錠保管、持出し管理、廃棄管理
- 委託先に対する必要かつ適切な監督
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
- 定期的な点検、見直し、改善の実施
当社は、万一個人情報の漏えい等が発生した場合には、法令に従い、関係当局への報告、ご本人への通知、再発防止策の実施等を行います。
12. お問い合わせ窓口
当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情、相談は、以下の窓口までご連絡ください。
- 事業者名：株式会社オフィスリンクスジャパン
- 住所：〒101-0044 東京都千代田区鍛冶町1-9-4 丸石ビル3F
- 電話番号：+81 3 6854 7926
- メールアドレス：[email protected]
お問い合わせの際には、ご本人確認のため、必要に応じて追加情報の提供をお願いすることがあります。
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、運用の変更、サービス内容の変更その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合には、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。
制定日：2026年8月28日